Datenschutzhinweise zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Stand Dezember 2023

Pflichtinformation gemäß § 343 Absatz 1 SGB V

Die Informationen zur elektronischen Patientenakte (ePA) nach § 343 SGB V sind unter folgendem Link ausführlich beschrieben:
Gesetzliche Information zur elektronischen Patientenakte

Für die elektronische Patientenakte (ePA) gelten zusätzlich folgende datenschutzrechtliche Hinweise.

Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Sozialdaten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer Einwilligung geschieht, erfolgt dies aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung aus dem Sozialgesetzbuch (SGB) V. Eine Bereitstellung der ePA ist ohne Ihre Einwilligung gesetzlich nicht zugelassen.

Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten freiwillig. Ihnen entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.

Einbindung von Dritten
Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Unternehmen der BITMARCK Unternehmensgruppe. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technischer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung. Die beauftragen Dienstleister sind ebenfalls verpflichtet, alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen einzuhalten und werden im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) verpflichtet.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Verarbeitung der Daten außerhalb der europäischen Union findet nicht statt.

Betroffenenrechte
Bei der Nutzung der ePA haben Sie Rechte, die Sie bereits als Versicherte der Novitas BKK haben und in diesen Datenschutzhinweisen unter „Welche Rechte haben Sie?“ aufgeführt und beschrieben sind. Dies sind folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
• Recht auf Vergessenwerden (Artikel 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO)

Löschung von Daten
Wir löschen die ePA unserer Versicherten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um die ePA für Ihnen weiterhin bereitstellen zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir setzen bei der ePA keine Verarbeitungsvorgänge ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO beruhen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei einer der genannten Aufsichtsbehörden zu beschweren:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorferstraße 153
53117 Bonn

Bundesamt für Soziale Sicherung
Friedrich-Ebert-Allee 38
53113 Bonn

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann wie folgt erklärt werden: Gegenüber der Novitas BKK jederzeit schriftlich oder auf elektronischem Weg über die ePA-App ohne Angabe von Gründen.

Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

A - Bereitstellung der ePA

A.1. - Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Nach Erteilung der ausdrücklichen schriftlichen oder elektronischen Einwilligung (über die ePA-App) legen wir eine individuelle und ausschließlich von Ihnen verwendete elektronische Patientenakte (ePA) an, welche Sie eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden können. Sie können in Ihrer ePA eine oder mehrere vertretende Personen, hinzufügen.

Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Art und Nummer eines amtlichen Ausweisdokuments (Personalausweis, Aufenthaltstitel oder Reisepass)
• Anzahl der aktiven elektronischen Gesundheitskarten (eGK) - Hinweis: Die Anzahl der aktiven eGK, die dem identifizierten Versicherten im eGK-System zugeordnet sind. Eine Karte gilt dabei im eGK-System als aktiv, wenn sie weder gesperrt oder logisch gelöscht ist. In der Regel ist immer nur eine eGK aktiv.
• Beginn des Versicherungsverhältnisses
• Ende des Versicherungsverhältnisses (Ende des Versicherungsschutzes)
• Versichertenart (z. B.: Mitglied, Familienversicherter, Rentner)
• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Titel
• Namenszusatz
• Vorsatzwort
• Länderkennzeichen der Meldeadresse
• Postleitzahl der Meldeadresse
• Straße der Meldeadresse
• Hausnummer der Meldeadresse
• Geschlecht
• Pseudonym bei Authentifizierung mittels Nutzung der Online-Ausweisfunktion (Hinweis: Dabei werden erstmalig alle zugänglichen Daten des Personalausweises zum Personenabgleich abgerufen und ein Pseudonym erzeugt. Jedes weitere mal erfolgt der Abgleich mit dem erzeugten Pseudonym).
• Zertifikat der eGK bei Authentifizierung mittels der eGK
• VIP–Kennzeichen
• ICSSN (Kennnummer der eGK)
• Ende der Registration (Ja oder Nein)
• Zeitpunkt Registrationsbeginn
• eGK-Merkmal „istNfcEgk“ - Hinweis: Dieser Wert gibt an, ob die im Aufruf bezeichnete eGK für „Near Field Communication“ (NFC) ausgerüstet ist.
• Merkmal „istPinBriefVersandt“ - Hinweis: Dieser Wert gibt an, ob zu der im Aufruf bezeichneten eGK ein PIN-Brief versandt wurde.
• Merkmal „pinBriefVersandDatum“ - Hinweis: Zeitpunkt, an dem der PIN-Brief-Versand erfolgte. Die Speicherung erfolgt im Format der sogenannten UNIX-Zeit in Millisekunden (Anzahl der vergangenen Millisekunden seit dem 1.1.1970 um 00:00).
• IdentDataTime (Zeitstempel für die vollzogene Identifizierung)
• Schutzklasse für die Identifikation (mit oder ohne eGK)
• Identifizierungsverfahren (z. B. in einer Servicestelle oder Postident)

A.2. - Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

A.3. – Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der ePA gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach SGB V. In diesem Zusammenhang bedarf es der Zuordnung einer konkreten ePA zu unserem Versicherten.

A.4. – Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. 

A.5. – Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der ePA
Sie können Ihre Einwilligung zur Bereitstellung der ePA jederzeit widerrufen und die Löschung der ePA verlangen. Sie erklären den Widerruf durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens, schriftlich oder persönlich in einer unserer Geschäftsstellen.

B. - IAM Registrierungsprozess für die ePA
Die in den nachfolgenden Abschnitten beschriebenen Datenverarbeitungsprozesse sind zur Bereitstellung der ePA zwingend erforderlich.

B.1. - Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Zur rechtssicheren Einrichtung für die Bereitstellung der ePA ist es erforderlich, dass Sie ein Verifikations-Verfahren durchführen, um zu prüfen, ob Sie bei uns versichert sind.

Bei der erstmaligen Anmeldung nach Installation der ePA-App registrieren Sie sich mit den folgenden Daten

• E-Mailadresse
• Versichertennummer
• Postleitzahl
• Auswahl eines individuellen Passwortes
• Passwort Wiederholung
• Eingabe der letzten 6 Stellen der Kennnummer der eGK (ICCSN)

und akzeptieren die Nutzungsbedingungen IAM und willigen in die Nutzung ein.

Im Folgenden ist die angegebene E-Mail-Adresse zu verifizieren und ein Authentifizierungsprozess durchzuführen, nach dem eine Verknüpfung zwischen ePA-App und dem genutzten Gerät (Gerätebindung) erfolgt.

Damit sind die Voraussetzungen für die Einrichtung der ePA-App abgeschlossen.

Beim Registrierungsverfahren werden vorstehende Daten in einem technischen Container temporär gespeichert.

Nach Verifikation der eingegebenen Daten werden Sie als Nutzer der ePA angelegt und zur Nutzung freigeschaltet. Sie erhalten hierzu eine Bestätigung.

B.2. - Erfassung der Daten für einen Fehlerreport
Wir benötigten die folgenden aufgeführten Informationen, wenn Sie einen Fehler melden und die Ursache analysiert werden muss. 

B.2.1. - Automatisiert übermittelte Daten 
Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall einen Report erstellt und dieser wird automatisch an das Business Service Management (BSM) versendet. Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.

Gerätebezogene Daten:

• Family (Gerätefamilie)
• Model (Gerätebezeichnung)
• Architecture (Prozessor)
• Battery Level (Batterieladung in Prozent)
• Orientation (Display-Orientierung)
• Memory (Arbeitsspeicher)
• Capacity (Speicher)
• Simulator
• Boot Time (Letzter Gerätestart)
• Timezone (Zeitzone)
• Archs 
• battery_temperature (Batterietemperatur)
• brand (Marke)
• charging (Ladezustand der Batterie)
• connection_type (Art der Internetverbindung)
• language (Sprache)
• low_memory
• manufacturer (Hersteller)
• online (Zustand der Internetverbindung)
• screen_density (Displaydichte)
• screen_dpi (Displayauflösung in Pixel pro Zoll)
• screen_height_pixels (senkrechte Pixelauflösung)
• screen_resolution (Pixelauflösung)
• screen_width_pixels (waagrechte Pixelauflösung)

Applikationsbezogene Daten:

• Start Time (Startzeit der ePA-App)
• Bundle ID (Interne ID des App-Herstellers)
• Bundle Name (App-Name)
• Version
• Build (Interne App-Versionsnummer)

Daten des Betriebssystems:

• Name (Betriebssystem-Name)
• Version
• Kernel Version (Interne Betriebssystem-Versionsnummer)
• Rooted (Information, ob Betriebssystem durch Nutzer freigeschaltet wurde)

B.2.2. - Manuell übermittelte Daten für einen Fehlerreport
Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall ein Report erstellt. Zusätzlich zu dem automatisiert übermittelten Report können folgenden Daten manuell an das Business Service Management (BSM) versendet werden. 

Die folgenden Informationen können zusätzlich im Fehlerfall an das BSM übermittelt werden. Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.

Applikationsbezogene Daten:

• User (ID, die mit jedem Start der ePA-App neu generiert)
• androidSDK (Version der Programmierungsumgebung des Herstellers)
• applicationId (Interne ID des App-Herstellers)
• buildJob (Interne Programmierungs-Bezeichnung)
• device (Gerätebezeichnung)
• device.family (Gerätefamilie)
• dist (Interne Programmierungs-ID)
• environment (Umgebungsvariable)
• fdvSdk (Interne Version der Programmierungsumgebung des Herstellers)
• fdvSdkModule (Interne Version der Programmierungsmodule des Herstellers)
• flavor (Interne Bezeichnung)
• gitHash (Hash-Code der Applikation)
• level (Einstufung der protokollierten Daten)
• os Android (Android-Version)
• os.name (Betriebssystem-Version)
• os.rooted (Information, ob Betriebssystem durch Nutzer freigeschaltet wurde)
• release (Applikations-Version)
• supportId (Interne ID für Fehlerbearbeitung)
• StackTrace (Technische Beschreibung des aufgetretenen Fehlers)

B.3. - Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für den IAM Registrierungsprozess der ePA und die hierbei verarbeiteten Daten ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V

B.4. – Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die rechtssichere Identifikation der Versicherten sowie die Verhinderung von Daten- und Identitätsmissbrauch.

B.5. – Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die ePA gekündigt und final gelöscht wurde.

B.6. – Widerrufsmöglichkeit für die Registrierung in der ePA
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Registrierung der ePA zwingend erforderlich. Sie können Ihre Einwilligung zur Registrierung der ePA jederzeit widerrufen und gegenüber uns die Löschung der ePA verlangen. Hierzu müssen Sie in der ePA-App Ihre Einwilligung widerrufen oder den Widerruf schriftlich an uns senden.

C. - Nutzung der ePA / Datenspeicher über die App

C.1. - Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für Versicherte

C.1.1. – Login-Maske
Nach erfolgter Registrierung und Identifizierung kann die ePA-App gestartet werden. Dafür werden folgende Zugangsdaten benötigt:

• Versichertennummer
• Passwort
• Auswahl App-Code, Gesundheitskarte oder Personalausweis

C.1.2. – Nutzung der ePA
Beim ersten Start der Anwendung erhalten Sie einen ersten Überblick über die Nutzungsmöglichkeiten der ePA.

In der Patientenakte in der Ansicht „Übersicht“ kann über das Profilbild auf das Versicherten-Profil zugegriffen werden, zudem sind folgenden Bereiche nutzbar:

• Dokumente
• Berechtigungen
• Aktivitäten
• Meine Einrichtungen und Praxen

Sie können die Novitas BKK berechtigen, die Leistungsdaten in die Patientenakte einzustellen.

Es werden die Daten gespeichert, die Sie in Ihre digitale Patientenakte einstellen bzw. die von Dritten dorthin hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO handeln.

C.1.3. – Profil
Über das Profilbild können Sie Ihre Einstellungen verwalten und zum Beispiel die Zugangsdaten ändern. Zudem können folgende Informationen aufgerufen werden:

• Einrichtung und Zugriff auf vertretende Patientenakten
• Über die ePA
• Interaktive App-Demo
• Kontakt
• Hilfe
• Sicherheitshinweise
• Hinweise zur Datenerfassung
• Zusatzfunktionen
• App-Bericht senden

Unter „Rechtliche Hinweise“:

• Lizenzen Dritter
• Impressum
• Datenschutzerklärung

Zusätzlich steht die Information zur aktuell genutzten App-Version bereit.

C.2. - Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für vertretende Personen
Sie können für Ihre ePA einen oder mehrere vertretende Personen berechtigen. Die vertretende Person nutzt die eigene ePA-App seiner Krankenkasse zur Wahrnehmung der Vertretung. Bei der Einrichtung wird

• der Name,
• die E-Mail-Adresse und
• die Versichertennummer

angegeben und gespeichert. Wenn die vertretende Person in der ePA als Vertretung handelt, können alle technisch möglichen Aktionen anstelle von Ihnen ausgeführt werden. Vertretende Personen können keine weiteren vertretenden Personen für die vertretene ePA einrichten und auch nicht Ihre ePA insgesamt löschen.

C.3. - Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 
Die Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Artikel 9 Abs. 2 DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

C.4. - Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA zur Archivierung und Verwendung Ihrer individuellen Gesundheitsinformationen.

C.5. - Dauer der Speicherung
Die Daten werden durch Sie gelöscht, wenn Sie entscheiden, dass die in der ePA gespeicherte Daten nicht mehr benötigt werden.

C.6. - Widerspruchsmöglichkeit
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung der ePA zwingend erforderlich. Sie können Ihre Einwilligung zur Nutzung der ePA jederzeit widerrufen, per Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App oder schriftlich oder persönlich bei uns.

D. – Kontaktvarianten

D.1. - Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
In der ePA sind diverse Kontaktkanäle enthalten, die für die elektronische Kontaktaufnahme mit uns genutzt werden können.

D.2. - Chatbot
Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über einen automatisierten Chatbot erfolgen. Ein Chatbot ist ein digitaler Assistent, mit dem Sie durch Text- oder Spracheingabe kommunizieren können. Über den Chatbot erhalten Sie den Zugang zu standardisierten Supportprozessen und Leistungsinhalten des Versichertenhelpdesks (VHD) im Rahmen der ePA. Die grundsätzliche Funktionalität umfasst dabei

• die Beantwortung von Fragen zur ePA,
• den Dialog zur Annahme von Störungen mit Hinweis auf bestehende Störungen und der Möglichkeit, sich zu einer solchen über die Erstellung eines Tickets zu registrieren,
• die Möglichkeit zum Übergang in einen Live-Chat-Dialog,
• die Möglichkeit zur Platzierung eines Rückrufwunsches und
• die Hinweisfunktion, dass hier keine Beratung zum Versicherungsverhältnis stattfindet.

Verarbeitete Daten sind hierbei Ihre bereits hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von Ihnen freiwillig, im Chatbot eingegebenen Daten. Anfragen werden im Chatbot geloggt. Eine Erfassung von Kontaktdaten sowie eine Dokumentation als Ticket erfolgt nicht. Kann eine Frage zur ePA nicht im Chat mit dem Chatbot beantwortet werden oder benötigen Sie anderweitige direkte Unterstützung – beispielsweise bei der Meldung einer Störung – besteht die Möglichkeit, diese ad hoc über einen Live-Chat anzufordern oder einen Rückrufwunsch anzugeben.

D.3. - Vorgangsbearbeitungssystem (ITSM)
Alle Anfragen, welche über den Chatbot nicht gelöst werden können, werden zur weiteren Bearbeitung mit Hilfe eines Vorgangsbearbeitungssystems erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet. Sollte diesbezüglich ein Rückruf gewünscht werden, muss noch optional eine Telefonnummer angegeben werden. Gegebenenfalls muss zusätzlich noch eine Vorgangsbearbeitungsnummer auf Nachfrage angegeben werden; diese wird durch das Vorgangsbearbeitungssystem automatisch erzeugt und mitgeteilt. Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option gewählt wurde – ein Rückruf initiiert. Wird die Möglichkeit des Rückrufs gewählt, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Die folgenden Daten sind einzugeben:

• Name,
• Kassenzugehörigkeit,
• E-Mail-Adresse und
• Telefonnummer.

D.4. - Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit dem Versicherten über die ePA erforderlich sind.

D.5. - Zweck der Datenverarbeitung
Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten wird durchgeführt, um Kontaktaufnahmen bearbeiten zu können und infolgedessen den Nutzungsvertrag über die ePA durchführen zu können.

D.6. - Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

D.7. - Speicherorte der spezifischen Daten der ePA