Datenschutzhinweise zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Stand Januar 2025

Pflichtinformation gemäß § 343 Absatz 1 SGB V

Die Informationen zur elektronischen Patientenakte (ePA) nach § 343 SGB V sind unter folgendem Link ausführlich beschrieben:
Gesetzliche Information zur elektronischen Patientenakte

Für die elektronische Patientenakte (ePA) gelten zusätzlich folgende datenschutzrechtliche Hinweise.

Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Sozialdaten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern kein Widerspruch gegen die ePA für alle vorliegt, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage der gesetzlichen Verpflichtung aus dem Sozialgesetzbuch (SGB) V. Die ePA wird kraft Gesetzes allen unseren Versicherten zur Verfügung gestellt (§ 342 Abs. 1 SGB V).

Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten freiwillig. Ihnen entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.

Einbindung von Dritten
Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Unternehmen der BITMARCK Unternehmensgruppe. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technischer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung. Die beauftragen Dienstleister sind ebenfalls verpflichtet, alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen einzuhalten und werden im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) verpflichtet.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Verarbeitung der Daten außerhalb der europäischen Union findet nicht statt. Alle ePA-bezogenen Datenverarbeitungen finden ausschließlich in Deutschland statt.

Betroffenenrechte
Bei der Nutzung der ePA haben Sie Rechte, die Sie bereits als Versicherte der novitas bkk haben und in diesen Datenschutzhinweisen unter „Welche Rechte haben Sie?“ aufgeführt und beschrieben sind. Dies sind folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
• Recht auf Vergessenwerden (Artikel 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO)

Löschung von Daten
Wir löschen die ePA unserer Versicherten grundsätzlich dann, wenn ein Widerspruch gegen die ePA vorliegt. Widersprüche, die die Versicherten über ihre ePA-App abgeben, führen zur sofortigen Löschung der gesamten Akte. Widersprüche die bei der novitas bkk eingereicht werden, können zu einer späteren Löschung der gesamten Akte führen. Der Stichtag, an dem die Akte unwiderruflich gelöscht wird, kann individuell abgestimmt werden. Dieser Aufschub bis zur Umsetzung der vollständigen und unwiderruflichen Löschung soll Ihnen Zeit und die Möglichkeit bieten, um Ihre Dokumente herunterzuladen und zu sichern.

Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir setzen bei der ePA keine Verarbeitungsvorgänge ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO beruhen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei einer der genannten Aufsichtsbehörden zu beschweren:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorferstraße 153
53117 Bonn

Bundesamt für Soziale Sicherung
Friedrich-Ebert-Allee 38
53113 Bonn

Recht auf Widerspruch
Eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung ist mit der Einführung der ePA für alle und abweichend von den vorherigen Versionen nicht erforderlich, weil die ePA kraft gesetzlicher Vorgabe grundsätzlich allen Versicherten zur Verfügung gestellt wird. Hierbei ist keine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung der Versicherten mehr erforderlich.

Bereitstellung der ePA

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Die ePA wird allen unseren Versicherten zur Verfügung gestellt. Wir legen eine individuelle und ausschließlich von Ihnen verwendete ePA an, welche Sie eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden können. Sie können in Ihrer ePA eine oder mehrere vertretende Personen hinzufügen.

Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Angaben des amtlichen Ausweisdokuments (Personalausweis, Aufenthaltstitel oder Reisepass)
• Anzahl der aktiven elektronischen Gesundheitskarten (eGK) - Hinweis: Die Anzahl der aktiven eGK, die dem identifizierten Versicherten im eGK-System zugeordnet sind. Eine Karte gilt dabei im eGK-System als aktiv, wenn sie weder gesperrt oder logisch gelöscht ist. In der Regel ist immer nur eine eGK aktiv.
• Beginn des Versicherungsverhältnisses
• Ende des Versicherungsverhältnisses (Ende des Versicherungsschutzes)
• Versichertenart (z. B.: Mitglied, Familienversicherter, Rentner)
• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Titel
• Namenszusatz
• Vorsatzwort
• Länderkennzeichen der Meldeadresse
• Postleitzahl der Meldeadresse
• Straße der Meldeadresse
• Hausnummer der Meldeadresse
• Geschlecht
• Pseudonym bei Authentifizierung mittels Nutzung der Online-Ausweisfunktion (Hinweis: Dabei werden erstmalig alle zugänglichen Daten des Personalausweises zum Personenabgleich abgerufen und ein Pseudonym erzeugt. Jedes weitere mal erfolgt der Abgleich mit dem erzeugten Pseudonym).
• Zertifikat der eGK bei Authentifizierung mittels der eGK
• VIP–Kennzeichen
• ICSSN (Kennnummer der eGK)
• Ende der Registration (Ja oder Nein)
• Zeitpunkt Registrationsbeginn
• eGK-Merkmal „istNfcEgk“ - Hinweis: Dieser Wert gibt an, ob die im Aufruf bezeichnete eGK für „Near Field Communication“ (NFC) ausgerüstet ist.
• Merkmal „istPinBriefVersandt“ - Hinweis: Dieser Wert gibt an, ob zu der im Aufruf bezeichneten eGK ein PIN-Brief versandt wurde.
• Merkmal „pinBriefVersandDatum“ - Hinweis: Zeitpunkt, an dem der PIN-Brief-Versand erfolgte. Die Speicherung erfolgt im Format der sogenannten UNIX-Zeit in Millisekunden (Anzahl der vergangenen Millisekunden seit dem 1.1.1970 um 00:00).
• IdentDataTime (Zeitstempel für die vollzogene Identifizierung)
• Schutzklasse für die Identifikation (mit oder ohne eGK)
• Identifizierungsverfahren (z. B. in einer Servicestelle oder Postident)

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Anlage der ePA ist §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der ePA gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach SGB V. In diesem Zusammenhang bedarf es der Zuordnung einer konkreten ePA zu unserem Versicherten.

Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. 

Widerspruchsmöglichkeiten für die Nutzung der ePA
Sie können die Löschung einer bereits bestehenden ePA jederzeit mit einem Widerspruch verlangen. Sie erklären den Widerspruch entweder in der ePA-App oder schriftlich bzw. persönlich in einer unserer Geschäftsstellen.

Absprünge auf das Organspenderegister des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medzinprodukte (BfArM) und gesundbund.de
Für alle Inhalte im Organspenderegister ist die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung verantwortlich.

Für alle Inhalte auf gesund.de ist das Bundesministerium für Gesundheit verantwortlich.

Nutzung Anwendung E-Rezept

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Sie können in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen.

Dabei werden die Daten entsprechend dem Kapitel „Bereitstellung der ePA - Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung“ sowie die Standortdaten und die Versichertennummer verarbeitet.

Die Anmeldung am Fachdienst E-Rezept erfolgt über einen elektronischen Identitätsnachweis (z. B. elektronische Gesundheitskarte oder 2D-Code) welches Versichertenstammdaten (z. B. Name und Versichertennummer) enthält.

Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheken
Rezepte: Apotheken erhalten das Zugriffsrecht für das im Fachdienst E-Rezept gespeicherte E-Rezept. Eine direkte Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheke erfolgt dabei nicht da die ePA-App direkt mit dem Kommunikationssystem der Apotheke kommuniziert.

Mitteilungen: Die Kommunikation mit der Apotheke läuft über den Fachdienst E-Rezept, der die Mitteilungen archiviert. Die ePA-App lädt die Mitteilungen vom Fachdienst E-Rezept und speichert sie auf dem Gerät.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Nutzung des E-Rezept-Moduls ist ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 360 Abs. 10 SGB V.

Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung der Anwendung E-Rezept zum Abruf und zur Einlösung von ausgestellten Rezepten.

Dauer der Speicherung
Sie haben die Möglichkeit Rezepte selbst zu löschen, ansonsten werden die Rezepte nach 100 Tagen durch den Fachdienst E-Rezept gelöscht (§ 360 Abs. 11 SGB V). Zugriffsprotokolle im Fachdienst E-Rezept werden nicht auf dem Gerät gespeichert und können nicht gelöscht werden. (Automatische Löschung nach drei Jahren (§ 309 SGB V)).

Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der Anwendung E-Rezept-Moduls
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung des E-Rezept-Moduls zwingend erforderlich. Sie können ihre Einwilligung zur Nutzung des E-Rezept-Moduls jederzeit durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App widerrufen.

IAM Registrierungsprozess für die ePA
Die in den nachfolgenden Abschnitten beschriebenen Datenverarbeitungsprozesse sind für die Nutzung der ePA-App zwingend erforderlich.

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Nutzung der ePA und der damit verbundene Zugriff auf Ihr ePA-Aktensystem muss ein Verifikationsverfahren durchgeführt werden, um zu prüfen, ob Sie bei uns versichert sind.

Diese Prozessabläufe sind nachfolgend beschrieben. Im Rahmen des Verifikationsverfahrens werden folgende Daten verarbeitet:

• E-Mailadresse
• Krankenversichertennummer
• Postleitzahl
• Individuelles Passwort
• Letzte 6 Stellen der Kennnummer der eGK (ICCSN)

Beim Registrierungsverfahren werden vorstehende Daten temporär gespeichert.

Nach Verifikation der eingegebenen Daten werden Sie als Nutzer der ePA angelegt und zur Nutzung freigeschaltet. Sie erhalten hierzu eine Bestätigung.

Erfassung der Daten für einen Fehlerreport
Wir benötigten die folgenden aufgeführten Informationen, wenn Sie einen Fehler melden und die Ursache analysiert werden muss. 

Automatisiert übermittelte Daten
Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall ein Report erstellt und dieser wird automatisch an das Business Service Management (BSM) versendet. Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.

Gerätebezogene Daten:

• Family (Gerätefamilie)
• Model (Gerätebezeichnung)
• Architecture (Prozessor)
• Battery Level (Batterieladung in Prozent)
• Orientation (Display-Orientierung)
• Memory (Arbeitsspeicher)
• Capacity (Speicher)
• Simulator
• Boot Time (Letzter Gerätestart)
• Timezone (Zeitzone)
• Archs 
• battery_temperature (Batterietemperatur)
• brand (Marke)
• charging (Ladezustand der Batterie)
• connection_type (Art der Internetverbindung)
• language (Sprache)
• low_memory
• manufacturer (Hersteller)
• online (Zustand der Internetverbindung)
• screen_density (Displaydichte)
• screen_dpi (Displayauflösung in Pixel pro Zoll)
• screen_height_pixels (senkrechte Pixelauflösung)
• screen_resolution (Pixelauflösung)
• screen_width_pixels (waagrechte Pixelauflösung)

Applikationsbezogene Daten:

• Start Time (Startzeit der ePA-App)
• Bundle ID (Interne ID des App-Herstellers)
• Bundle Name (App-Name)
• Version
• Build (Interne App-Versionsnummer)

Daten des Betriebssystems:

• Name (Betriebssystem-Name)
• Version
• Kernel Version (Interne Betriebssystem-Versionsnummer)
• Rooted (Information, ob Betriebssystem durch Nutzer freigeschaltet wurde)

Manuell übermittelte Daten für einen Fehlerreport
Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall ein Report erstellt. Zusätzlich zu dem automatisiert übermittelten Report können Sie folgenden Daten manuell an das Business Service Management (BSM) versenden. 

Die folgenden Informationen können zusätzlich im Fehlerfall an das BSM übermittelt werden. Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.

Applikationsbezogene Daten:

• User (ID, die mit jedem Start der ePA-App neu generiert)
• androidSDK (Version der Programmierungsumgebung des Herstellers)
• applicationId (Interne ID des App-Herstellers)
• buildJob (Interne Programmierungs-Bezeichnung)
• device (Gerätebezeichnung)
• device.family (Gerätefamilie)
• dist (Interne Programmierungs-ID)
• environment (Umgebungsvariable)
• fdvSdk (Interne Version der Programmierungsumgebung des Herstellers)
• fdvSdkModule (Interne Version der Programmierungsmodule des Herstellers)
• flavor (Interne Bezeichnung)
• gitHash (Hash-Code der Applikation)
• level (Einstufung der protokollierten Daten)
• os Android (Android-Version)
• os.name (Betriebssystem-Version)
• os.rooted (Information, ob Betriebssystem durch Nutzer freigeschaltet wurde)
• release (Applikations-Version)
• supportId (Interne ID für Fehlerbearbeitung)
• StackTrace (Technische Beschreibung des aufgetretenen Fehlers)

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für den IAM Registrierungsprozess der ePA und die hierbei verarbeiteten Daten ist §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V

Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die rechtssichere Identifikation der Versicherten sowie die Verhinderung von Daten- und Identitätsmissbrauch.

Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die ePA gekündigt und final gelöscht wurde.

Widerspruchsmöglichkeiten gegen die ePA
Für eine bestehende ePA kann der Widerspruch schriftlich bzw. persönlich in einer unserer Geschäftsstellen (§ 344 Abs. 3 SGB V) oder in der ePA-App (§ 342 Abs. 2g SGB V, § 344 Abs. 3 SGB V geltend gemacht werden. Ein Widerspruch kann zu einer sofortigen Löschung oder alternativ zu einer Löschung nach einem Zeitraum von 90 Tagen führen.

Ein Widerspruch in der App können Sie eigenständig anstoßen und nach Bestätigung zur Löschung wird unverzüglich Ihre ePA gelöscht.

Ein Widerspruch gegen die initiale Anlage der ePA ist schriftlich bzw. persönlich in einer unserer Geschäftsstellen (§ 342 Abs. 1 Satz 2 SGB V, § 344 Abs. 1 SGB V) möglich. Der Widerspruch zur initialer Anlage der ePA hat zur Folge, dass für Sie keine ePA angelegt wird.

Des Weiteren können Sie einen Widerspruch gegen das Einspielen der Abrechnungsdaten nach § 305 Abs. 1 Satz 3 SGB V schriftlich bzw. persönlich in einer unserer Geschäftsstellen einreichen oder nach § 342 Abs. 2 SGB V in der App vornehmen.

Nutzung der ePA und Datenspeicher über die App

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für Versicherte

Start mit Login-Maske
Sie starten die App, nach erfolgter Registrierung und Identifizierung.

Zuerst erscheint die Login Maske, in die Sie Ihre Zugangsdaten (Krankenversichertennummer und Passwort sowie zur Auswahl App-Code, Gesundheitskarte oder Personalausweis) eingeben.

Alternativ können, unter bestimmten Voraussetzungen, auch biometrische Verfahren (z.B. Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) für die Anmeldung in der ePA-App genutzt werden

Nutzung der ePA-App
Beim Start der ePA-App erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen und die Nutzungsmöglichkeiten der ePA-App. Sie können zwischen den folgenden Anwendungen wählen:

• Anwendung der elektronischen Patientenakte
• Anwendung E-Rezept-Modul
• Anwendung Organspende-Register (OGR)

Diese Anwendungen können unabhängig voneinander genutzt werden. Die Anmeldeinformationen werden dabei in die jeweilige Anwendung übernommen.

Nutzung der ePA
Beim ersten Start der Anwendung erhalten Sie einen ersten Überblick über die Nutzungsmöglichkeiten der ePA.

Beim regulären Start können Sie zwischen den folgenden Anwendungen wählen:

• Anwendung der elektronischen Patientenakte
• Anwendung E-Rezept-Modul
• Anwendung Organspende-Register (OGR)

Über das Profilbild können Sie Ihre Patientenakte aufrufen und Ihre persönlichen Daten verwalten. Folgende Bereiche werden angezeigt:

• Praxen und Einrichtungen
• Sie vertretende Personen
• DiGAS – Gesundheitsapps
• Ihre Krankenkasse
• Über die Patientenakte
• Geräte verwalten
• E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen verwalten
• Benachrichtigungen & Hinweise
• Einwilligungen & Widersprüche
• Aktivitätenprotokoll

Es werden die Daten gespeichert, die Sie in Ihre digitale Patientenakte einstellen bzw. die von Dritten dorthin hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO handeln.

Nutzung des E-Rezept-Modul
Sie können in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen. Zusätzlich können Sie weitere Inhalte wie z. B. Medikament und Einnahmehinweise einsehen sowie mit der Apotheke kommunizieren.

Nutzung des Organspende-Register (OGR)
Die ePA-App enthält einen Absprung zur Website des OGR. Wechseln Sie aus der ePA-App in das OGR, wird die Gesundheits-ID zur Authentisierung an das Webportal weitergleitet, um die Anmeldung zu vereinfachen.

Patientensouveränität in der ePA
Sie haben das Recht,

• zu wissen, welche Daten von Ihnen gespeichert werden,
• dass Ihre Daten geändert werden, wenn sie falsch sind,
• dass Ihre Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden,
• dass nur so viele Daten gesammelt werden, wie nötig und
• sich Ihre Daten als Datei zuschicken zu lassen.

Diese Rechte sind in Artikel 13 bis 21 DSGVO geregelt.

Die Preisgabe persönlicher Informationen wird folglich durch Sie selbst kontrolliert und gesteuert.

Zusätzlich steht die Information zur aktuell genutzte App-Version bereit.

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für vertretende Personen
Sie können für Ihre ePA einen oder mehrere vertretende Personen berechtigen. Die vertretende Person nutzt die eigene ePA-App ihrer Krankenkasse zur Wahrnehmung der Vertretung. Bei der Einrichtung wird

• der Name,
• die E-Mail-Adresse und
• die Krankenversichertennummer

angegeben und gespeichert. Wenn die vertretende Person in der ePA als Vertretung handelt, können alle technisch möglichen Aktionen anstelle von Ihnen ausgeführt werden. Vertretende Personen können keine weiteren vertretenden Personen für die vertretene ePA einrichten und auch nicht Ihre ePA insgesamt löschen.

Bei der Vertretung innerhalb der ePA erfolgt eine Datenverarbeitung entsprechend dem Kapitel „IAM Registrierungsprozess für die ePA - Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung“.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA zur Archivierung und Verwendung Ihrer individuellen Gesundheitsinformationen.

Dauer der Speicherung
Die Daten werden durch Sie gelöscht, wenn Sie entscheiden, dass die in der ePA gespeicherten Daten nicht mehr benötigt werden.

Zudem werden sämtliche Inhaltsdaten gelöscht, wenn Sie Ihrer ePA für alle widersprechen.

Kontaktvarianten

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
In der ePA sind diverse Kontaktkanäle enthalten, die für die elektronische Kontaktaufnahme mit uns genutzt werden können.

Chatbot
Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über einen automatisierten Chatbot erfolgen. Ein Chatbot ist ein digitaler Assistent, mit dem Sie durch Text- oder Spracheingabe kommunizieren können. Über den Chatbot erhalten Sie den Zugang zu standardisierten Supportprozessen und Leistungsinhalten des Versichertenhelpdesks (VHD) im Rahmen der ePA. Die grundsätzliche Funktionalität umfasst dabei

• die Beantwortung von Fragen zur ePA,
• den Dialog zur Annahme von Störungen mit Hinweis auf bestehende Störungen und der Möglichkeit, sich zu einer solchen über die Erstellung eines Tickets zu registrieren,
• die Möglichkeit zum Übergang in einen Live-Chat-Dialog,
• die Möglichkeit zur Platzierung eines Rückrufwunsches und
• die Hinweisfunktion, dass hier keine Beratung zum Versicherungsverhältnis stattfindet.

Verarbeitete Daten sind hierbei Ihre bereits hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von Ihnen freiwillig, im Chatbot eingegebenen Daten. Anfragen werden im Chatbot geloggt. Eine Erfassung von Kontaktdaten sowie eine Dokumentation als Ticket erfolgt nicht. Kann eine Frage zur ePA nicht im Chat mit dem Chatbot beantwortet werden oder benötigen Sie anderweitige direkte Unterstützung – beispielsweise bei der Meldung einer Störung – besteht die Möglichkeit, diese ad hoc über einen Live-Chat anzufordern oder einen Rückrufwunsch anzugeben.

Vorgangsbearbeitungssystem (ITSM)
Alle Anfragen, welche über den Chatbot nicht gelöst werden können, werden zur weiteren Bearbeitung mit Hilfe eines Vorgangsbearbeitungssystems erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet. Sollte diesbezüglich ein Rückruf gewünscht werden, muss noch optional eine Telefonnummer angegeben werden. Gegebenenfalls muss zusätzlich noch eine Vorgangsbearbeitungsnummer auf Nachfrage angegeben werden; diese wird durch das Vorgangsbearbeitungssystem automatisch erzeugt und mitgeteilt. Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option gewählt wurde – ein Rückruf initiiert. Wird die Möglichkeit des Rückrufs gewählt, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Die folgenden Daten sind einzugeben:

• Name,
• Kassenzugehörigkeit,
• E-Mail-Adresse und
• Telefonnummer.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit dem Versicherten über die ePA erforderlich sind.

Zweck der Datenverarbeitung
Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten wird durchgeführt, um Kontaktaufnahmen bearbeiten zu können und infolgedessen den Nutzungsvertrag über die ePA durchführen zu können.

Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Speicherorte der spezifischen Daten der ePA