Stand Juli 2024
Die Informationen zur elektronischen Patientenakte (ePA) nach § 343 SGB V sind unter folgendem Link ausführlich beschrieben:
Gesetzliche Information zur elektronischen Patientenakte
Für die elektronische Patientenakte (ePA) gelten zusätzlich folgende datenschutzrechtliche Hinweise.
Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Sozialdaten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer Einwilligung geschieht, erfolgt dies aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung aus dem Sozialgesetzbuch (SGB) V. Eine Bereitstellung der ePA ist ohne Ihre Einwilligung gesetzlich nicht zugelassen.
Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten freiwillig. Ihnen entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.
Einbindung von Dritten
Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Unternehmen der BITMARCK Unternehmensgruppe. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technischer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung. Die beauftragen Dienstleister sind ebenfalls verpflichtet, alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen einzuhalten und werden im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) verpflichtet.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Verarbeitung der Daten außerhalb der europäischen Union findet nicht statt.
Betroffenenrechte
Bei der Nutzung der ePA haben Sie Rechte, die Sie bereits als Versicherte der Novitas BKK haben und in diesen Datenschutzhinweisen unter „Welche Rechte haben Sie?“ aufgeführt und beschrieben sind. Dies sind folgende Rechte:
Löschung von Daten
Wir löschen die ePA unserer Versicherten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um die ePA für Ihnen weiterhin bereitstellen zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir setzen bei der ePA keine Verarbeitungsvorgänge ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO beruhen.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei einer der genannten Aufsichtsbehörden zu beschweren:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorferstraße 153
53117 Bonn
Bundesamt für Soziale Sicherung
Friedrich-Ebert-Allee 38
53113 Bonn
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann wie folgt erklärt werden: Gegenüber der Novitas BKK jederzeit schriftlich oder auf elektronischem Weg über die ePA-App ohne Angabe von Gründen.
Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.
Bereitstellung der ePA
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Nach Erteilung der ausdrücklichen schriftlichen oder elektronischen Einwilligung (über die ePA-App) legen wir eine individuelle und ausschließlich von Ihnen verwendete elektronische Patientenakte (ePA) an, welche Sie eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden können. Sie können in Ihrer ePA eine oder mehrere vertretende Personen, hinzufügen.
Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.
Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der ePA gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach SGB V. In diesem Zusammenhang bedarf es der Zuordnung einer konkreten ePA zu unserem Versicherten.
Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der ePA
Sie können Ihre Einwilligung zur Bereitstellung der ePA jederzeit widerrufen und die Löschung der ePA verlangen. Sie erklären den Widerruf durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens, schriftlich oder persönlich in einer unserer Geschäftsstellen.
Nutzung Anwendung E-Rezept
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Sie können in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen.
Dabei werden die Daten entsprechend dem Kapitel „Bereitstellung der ePA - Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung“ sowie die Standortdaten und die Versichertennummer verarbeitet.
Die Anmeldung am Fachdienst E-Rezept erfolgt über einen elektronischen Identitätsnachweis (z. B. elektronische Gesundheitskarte oder 2D-Code) welches Versichertenstammdaten (z. B. Name und Versichertennummer) enthält.
Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheken
Rezepte: Apotheken erhalten das Zugriffsrecht für das im Fachdienst E-Rezept gespeicherte E-Rezept. Eine direkte Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheke erfolgt dabei nicht da die ePA-App direkt mit dem Kommunikationssystem der Apotheke kommuniziert.
Mitteilungen: Die Kommunikation mit der Apotheke läuft über den Fachdienst E-Rezept, der die Mitteilungen archiviert. Die ePA-App lädt die Mitteilungen vom Fachdienst E-Rezept und speichert sie auf dem Gerät.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Nutzung des E-Rezept-Moduls ist ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 360 Abs. 10 SGB V.
Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung der Anwendung E-Rezept zum Abruf und zur Einlösung von ausgestellten Rezepten.
Dauer der Speicherung
Sie haben die Möglichkeit Rezepte selbst zu löschen, ansonsten werden die Rezepte nach 100 Tagen durch den Fachdienst E-Rezept gelöscht (§ 360 Abs. 11 SGB V). Zugriffsprotokolle im Fachdienst E-Rezept werden nicht auf dem Gerät gespeichert und können nicht gelöscht werden. (Automatische Löschung nach drei Jahren (§ 309 SGB V)).
Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der Anwendung E-Rezept-Moduls
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung des E-Rezept-Moduls zwingend erforderlich. Sie können ihre Einwilligung zur Nutzung des E-Rezept-Moduls jederzeit durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App widerrufen.
IAM Registrierungsprozess für die ePA
Die in den nachfolgenden Abschnitten beschriebenen Datenverarbeitungsprozesse sind zur Bereitstellung der ePA zwingend erforderlich.
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Zur rechtssicheren Einrichtung für die Bereitstellung der ePA ist es erforderlich, dass Sie ein Verifikations-Verfahren durchführen, um zu prüfen, ob Sie bei uns versichert sind.
Bei der erstmaligen Anmeldung nach Installation der ePA-App registrieren Sie sich mit den folgenden Daten
und akzeptieren die Nutzungsbedingungen IAM und willigen in die Nutzung ein.
Im Folgenden ist die angegebene E-Mail-Adresse zu verifizieren und ein Authentifizierungsprozess durchzuführen, nach dem eine Verknüpfung zwischen ePA-App und dem genutzten Gerät (Gerätebindung) erfolgt.
Damit sind die Voraussetzungen für die Einrichtung der ePA-App abgeschlossen.
Beim Registrierungsverfahren werden vorstehende Daten in einem technischen Container temporär gespeichert.
Nach Verifikation der eingegebenen Daten werden Sie als Nutzer der ePA angelegt und zur Nutzung freigeschaltet. Sie erhalten hierzu eine Bestätigung.
Erfassung der Daten für einen Fehlerreport
Wir benötigten die folgenden aufgeführten Informationen, wenn Sie einen Fehler melden und die Ursache analysiert werden muss.
Automatisiert übermittelte Daten
Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall einen Report erstellt und dieser wird automatisch an das Business Service Management (BSM) versendet. Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.
Gerätebezogene Daten:
Applikationsbezogene Daten:
Daten des Betriebssystems:
Manuell übermittelte Daten für einen Fehlerreport
Für die ePA Apps für IOS und Android sowie die Desktop App wird im Fehlerfall ein Report erstellt. Zusätzlich zu dem automatisiert übermittelten Report können folgenden Daten manuell an das Business Service Management (BSM) versendet werden.
Die folgenden Informationen können zusätzlich im Fehlerfall an das BSM übermittelt werden. Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.
Applikationsbezogene Daten:
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für den IAM Registrierungsprozess der ePA und die hierbei verarbeiteten Daten ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V
Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die rechtssichere Identifikation der Versicherten sowie die Verhinderung von Daten- und Identitätsmissbrauch.
Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die ePA gekündigt und final gelöscht wurde.
Widerrufsmöglichkeit für die Registrierung in der ePA
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Registrierung der ePA zwingend erforderlich. Sie können Ihre Einwilligung zur Registrierung der ePA jederzeit widerrufen und gegenüber uns die Löschung der ePA verlangen. Hierzu müssen Sie in der ePA-App Ihre Einwilligung widerrufen oder den Widerruf schriftlich an uns senden.
Nutzung der ePA und Datenspeicher über die App
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für Versicherte
Login-Maske
Nach erfolgter Registrierung und Identifizierung kann die ePA-App gestartet werden. Dafür werden folgende Zugangsdaten benötigt:
Nutzung der ePA-App
Beim Start der ePA-App erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen und die Nutzungsmöglichkeiten der ePA-App. Sie können zwischen den folgenden Anwendungen wählen:
Diese Anwendungen können unabhängig voneinander genutzt werden. Die Anmeldeinformationen werden dabei in die jeweilige Anwendung übernommen.
Nutzung der ePA
Beim ersten Start der Anwendung erhalten Sie einen ersten Überblick über die Nutzungsmöglichkeiten der ePA.
In der Patientenakte in der Ansicht „Übersicht“ kann über das Profilbild auf das Versicherten-Profil zugegriffen werden, zudem sind folgenden Bereiche nutzbar:
Sie können die Novitas BKK berechtigen, die Leistungsdaten in die Patientenakte einzustellen.
Es werden die Daten gespeichert, die Sie in Ihre digitale Patientenakte einstellen bzw. die von Dritten dorthin hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO handeln.
Nutzung des E-Rezept-Modul
Sie können in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen. Zusätzlich können Sie weitere Inhalte wie z. B. Medikament und Einnahmehinweise einsehen sowie mit der Apotheke kommunizieren.
Nutzung des Organspende-Register (OGR)
Die ePA-App enthält einen Absprung zur Website des OGR. Wechseln Sie aus der ePA-App in das OGR, wird die Gesundheits-ID zur Authentisierung an das Webportal weitergleitet, um die Anmeldung zu vereinfachen.
Profil
Über das Profilbild können Sie Ihre Einstellungen verwalten und zum Beispiel die Zugangsdaten ändern. Zudem können folgende Informationen aufgerufen werden:
Unter „Rechtliche Hinweise“:
Zusätzlich steht die Information zur aktuell genutzten App-Version bereit.
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für vertretende Personen
Sie können für Ihre ePA einen oder mehrere vertretende Personen berechtigen. Die vertretende Person nutzt die eigene ePA-App seiner Krankenkasse zur Wahrnehmung der Vertretung. Bei der Einrichtung wird
angegeben und gespeichert. Wenn die vertretende Person in der ePA als Vertretung handelt, können alle technisch möglichen Aktionen anstelle von Ihnen ausgeführt werden. Vertretende Personen können keine weiteren vertretenden Personen für die vertretene ePA einrichten und auch nicht Ihre ePA insgesamt löschen.
Bei der Vertretung innerhalb der ePA erfolgt eine Datenverarbeitung entsprechend dem Kapitel „IAM Registrierungsprozess für die ePA - Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung“.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Artikel 9 Abs. 2 DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.
Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA zur Archivierung und Verwendung Ihrer individuellen Gesundheitsinformationen.
Dauer der Speicherung
Die Daten werden durch Sie gelöscht, wenn Sie entscheiden, dass die in der ePA gespeicherte Daten nicht mehr benötigt werden.
Widerspruchsmöglichkeit
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung der ePA zwingend erforderlich. Sie können Ihre Einwilligung zur Nutzung der ePA jederzeit widerrufen, per Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App oder schriftlich oder persönlich bei uns.
Kontaktvarianten
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
In der ePA sind diverse Kontaktkanäle enthalten, die für die elektronische Kontaktaufnahme mit uns genutzt werden können.
Chatbot
Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über einen automatisierten Chatbot erfolgen. Ein Chatbot ist ein digitaler Assistent, mit dem Sie durch Text- oder Spracheingabe kommunizieren können. Über den Chatbot erhalten Sie den Zugang zu standardisierten Supportprozessen und Leistungsinhalten des Versichertenhelpdesks (VHD) im Rahmen der ePA. Die grundsätzliche Funktionalität umfasst dabei
Verarbeitete Daten sind hierbei Ihre bereits hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von Ihnen freiwillig, im Chatbot eingegebenen Daten. Anfragen werden im Chatbot geloggt. Eine Erfassung von Kontaktdaten sowie eine Dokumentation als Ticket erfolgt nicht. Kann eine Frage zur ePA nicht im Chat mit dem Chatbot beantwortet werden oder benötigen Sie anderweitige direkte Unterstützung – beispielsweise bei der Meldung einer Störung – besteht die Möglichkeit, diese ad hoc über einen Live-Chat anzufordern oder einen Rückrufwunsch anzugeben.
Vorgangsbearbeitungssystem (ITSM)
Alle Anfragen, welche über den Chatbot nicht gelöst werden können, werden zur weiteren Bearbeitung mit Hilfe eines Vorgangsbearbeitungssystems erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet. Sollte diesbezüglich ein Rückruf gewünscht werden, muss noch optional eine Telefonnummer angegeben werden. Gegebenenfalls muss zusätzlich noch eine Vorgangsbearbeitungsnummer auf Nachfrage angegeben werden; diese wird durch das Vorgangsbearbeitungssystem automatisch erzeugt und mitgeteilt. Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option gewählt wurde – ein Rückruf initiiert. Wird die Möglichkeit des Rückrufs gewählt, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.
Die folgenden Daten sind einzugeben:
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit dem Versicherten über die ePA erforderlich sind.
Zweck der Datenverarbeitung
Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten wird durchgeführt, um Kontaktaufnahmen bearbeiten zu können und infolgedessen den Nutzungsvertrag über die ePA durchführen zu können.
Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
Speicherorte der spezifischen Daten der ePA
| Betreiber | Anwendung | Datentyp |
|---|---|---|
| BITMARCK Service GmbH Rechenzentrum Essen | IAM Modul (Zugriffs- und Berechtigungsverwaltung) | Digitale Identität und den damit verbundenen Stammdaten |
| SigD (Signaturdienst) | Al.vi (Alternative Versichertenidentität) | |
| BITMARCK Technik GmbH Rechenzentrum Hamburg | PKI und OCSP-Responder | Zertifikate für eGK und al.vi, Zertifikatsstatus |
| EGS (Elektronisches Gesundheitssystem) | Verifikation des Versicherten als IAM Nutzer und der damit verbundenen Stammdaten | |
| KVS (Kontenverwaltungssystem) | Metadaten der elektronischen Akte | |
| Aktensystem (inkl. Schlüsselgenerierungsdienst 1 | Verschlüsselungsdaten Nutzerbezogene Dokumente und deren Metadaten, Verschlüsselungsinformationen |
