Elektronische Patientenakte (ePA)

Neu: Die "ePA für alle" mit Opt-out-Regelung ab 2025

Seit dem 26. März 2024 gilt das neue Digital-Gesetz (DigiG) zur Beschleunigung der Digitalisierung im Gesundheitswesen. Es betrifft insbesondere vertragsärztliche Leistungserbringer, gesetzliche Krankenkassen und Apotheken, etwa bei der flächendeckenden Einführung der ePA und des E-Rezepts. Für die ePA bedeutet das: Ab 15. Januar 2025 wird die Patientenakte für alle Versicherten der Novitas BKK automatisch und schrittweise angelegt. Die Einführung der ePA für alle wird in einem gestuften Verfahren erfolgen. Bevor die ePA für alle durch alle Versicherten und Ärztinnen und Ärzte deutschlandweit genutzt werden kann, wird diese in ausgewählten Modellregionen erprobt und getestet. Die ePA für alle bleibt freiwillig; ihrer Anlage und späteren Nutzung kann jederzeit widersprochen werden (Opt-out).


Informationen zur ePA nach § 343 SGB V

Das müssen Versicherte wissen: Die für 2025 geltenden gesetzlichen Grundlagen für die ePA nach § 343 SGB V können Sie zum Nachlesen hier herunterladen:


Wofür ist die ePa gut?

Mit der elektronischen Patientenakte, der ePA, werden Ihre Gesundheitsdaten sicher und zentral an einem Ort verwaltet. Die ePA ist ein cloudbasierter Speicher und befindet sich im digitalen Netz der Telematikinfrastruktur (TI). Die TI ist die Plattform für Gesundheitsanwendungen in Deutschland, ausgestattet mit höchsten Sicherheitsstandards. Innerhalb der ePA haben Ärztinnen und Ärzte die Möglichkeit Ihre persönlichen Dokumente und Daten aus Behandlungsverläufen hochzuladen. Dadurch können andere Praxen, Therapeuten oder Fachabteilungen sich jederzeit schnell und umfassend über Ihre vorangegangenen Untersuchungen, Diagnosen oder die Medikation informieren. Das Anlegen der Patientenakte übernimmt die Novitas BKK. Mithilfe der Novitas BKK-ePA-App können Sie selbst zu jeder Zeit und an jedem Ort über alle wichtigen Informationen rund um Ihre persönliche Gesundheit verfügen.

ePA-App zum Download

Die Patientenakte ist freiwillig, die Nutzung der kostenlosen ePA-App - das Programm, das Sie auf Ihrem mobilen Endgerät zum Zugriff auf Ihre Patientenakte und die darin gespeicherten Daten verwenden können - ist es ebenso. Es handelt sich um eine eigenständige App der Novitas BKK, diese können Sie über die Links in den Buttons oben auch direkt herunterladen. Wenn Sie die ePA-App bereits jetzt nutzen oder installieren, aktualisiert diese sich automatisch, wenn Sie sich nach dem Start-Termin für die neue ePA für alle ab Januar 2025 einloggen. 
Funktionen der App:
• mobiler Zugriff – immer und überall
• Überblick über all Ihre Gesundheitsinformationen und die Behandlungshistorie
• Übersicht Ihrer E­-Rezepte und Medikamente
• komfortable Zugriffsverwaltung für Ihre abgelegten Daten und Dokumente
• Auflistung Ihrer medizinischen Kontakte sowie deren Aktivitäten in Ihrer ePA
• Einrichtung von Vertretungen für Familienmitglieder

Die ePA für alle wird eine rundum optimierte App-Navigation mit sich bringen. Die Usability der App wird regelmäßig durch reale Nutzende getestet und auf Basis ihrer Rückmeldungen verbessert. Eine überarbeitete Gestaltung des Profils, des Benutzerkontos, der Dokumentverwaltung und vieler weiterer Bereiche bietet den App-Nutzenden eine intuitivere Orientierung. Zudem werden Erstnutzende mit einer nutzerfreundlichen „Willkommenstour“ begrüßt und über die vielseitigen Funktionen der ePA-App informiert.

Kein Smartphone - Keine App - Kein Problem

Die ePA für alle funktioniert auch ganz ohne Smartphone. Auch in diesem Fall ermöglicht die ePA für alle den Austausch von Dokumenten zwischen berechtigten Ärzten, Apotheken und Leistungserbringern. Die Berechtigung wird erteilt, sobald Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) in der behandelnden Praxis ausgelesen wird und Sie dem Zugriff auf die ePA nicht widersprechen. 
Ansonsten können Versicherte auch eine Vertreterin bzw. einen Vertreter, zum Beispiel ein Familienmitglied, berechtigen, die ePA in ihrem Auftrag über die App einzusehen und zu verwalten.
Die Nutzung der ePA ist für Versicherte mit einer bestehenden Patientenakte auch über ein stationäres Gerät wie Computer oder Laptop (keine Nutzerregistrierung, ein Kartenlesegerät wird für die NFC-eGK benötigt) möglich. Link: https://epaclient.de/
Darüber hinaus wird zukünftig die Einsichtnahme der ePA in ausgewählten Apotheken möglich. 

Die "ePA für alle": Erklärvideo (YouTube)

Widerspruch

Nicht überzeugt? Sie haben auch die Möglichkeit, der Anlage Ihrer ePA aktiv zu widersprechen. Die Krankenkassen werden verpflichtet, für alle gesetzlich Versicherten eine ePA anzulegen. Ein Widerspruch ist auch nach Bereitstellung der ePA möglich und führt dann zu deren Löschung. Für Versicherte unter 15 Jahren muss ein Erziehungsberechtigter den Widerspruch einlegen, falls keine elektronische Patientenakte gewünscht wird. Weiterführende Informationen dazu enthält das obige Download-PDF. Ein entsprechendes Widerspruchsformular gibt es hier. Wenn Sie der ePA bereits widersprochen haben, wird Ihr Wunsch natürlich berücksichtigt und Sie müssen nichts weiter tun.

Einrichtung/Nutzung der ePA in der App für Novitas-Mitglieder

Die Registrierung und Identifikation in Ihrer ePA-App funktioniert auf verschiedenen Wegen. Weitere Informationen finden Sie auch in den FAQs. Sie brauchen für den Zugriff auf die ePA die elektronische Gesundheitskarte mit NFC-Funktion und PIN. Alternativ wäre der Besuch in der Geschäftsstelle vor Ort (mit Personalausweis) oder das Postidentverfahren (Post-Filiale oder Postident-App mit Online-Ausweisfunktion) möglich. Unsere Kundenberater und Kundenberaterinnen helfen Ihnen bei der Einrichtung auch gerne persönlich oder telefonisch weiter.

So werden die Daten in der elektronischen Patientenakte geschützt (YouTube)

Datenschutz

Ihre Daten sind durch hochmoderne Sicherheitstechnologien geschützt, verschlüsselt abgelegt und der Zugriff ist streng reguliert. Nur Sie und von Ihnen autorisierte Personen haben Zugriff auf Ihre ePA.

Was wird gespeichert?

Eine Speicherung ist zurzeit möglich für:

  • Ärztliche Befunde
  • Krankenhausberichte
  • Notfalldaten
  • Zahnbonusheft
  • Impfpass
  • Mutterpass
  • Untersuchungsheft für Kinder
  • Medikationsplan ab 2025

Die Nutzungsmöglichkeiten der ePA werden zukünftig noch erweitert. Welche Dokumente Sie hier aufnehmen und wer diese einsehen darf, bestimmen Sie über Zugriffsrechte, die Sie auch jederzeit wieder ändern können. Es ist auch möglich, nur Teilberechtigungen einzurichten. Die Novitas BKK legt die Akte für Sie an, hat aber keinen Zugriff auf Ihre Dokumente.  Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier.

Support & Hilfe - Wir sind für Sie da

Wir haben für Sie im Folgenden die häufigsten Fragen & Antworten zusammengestellt. Sollten Sie darüber hinaus noch weitere Unterstützung zu ePA oder ePA-App benötigen, ist unser Team von Fachleuten für Sie unter der Telefonnummer 0203 545 8146 erreichbar.

Webtipp: Umfassende Informationen finden Sie auch unter https://www.bundesgesundheitsministerium.de/epa-vorteile/.

Infoveranstaltung: Die Novitas BKK bietet ab September 2024 auch jeweils monatlich ein Online-Seminar zur ePA an.

Hinweis: Grundlage des Datenbestands der Webseite ist der 25.08.2024. Sollten sich in der Zwischenzeit Änderungen ergeben haben, bitten wir um Entschuldigung und danken für Ihr Verständnis.

FAQs - Fragen & Antworten

Ich habe noch keine Zugangsdaten. Wie lege ich ein Benutzerkonto für die App an?

Für die Beantragung Ihrer ePA und den Zugriff auf Ihre ePA über die App benötigen Sie ein Benutzerkonto. Dieses können Sie direkt in der App anlegen. Öffnen Sie dafür den Menüpunkt "Anmelden" in der App. Wählen Sie dann "Benutzerkonto anlegen". Dafür benötigen Sie ein E-Mail-Konto sowie Daten von Ihrer Gesundheitskarte. Um die Sicherheit zu erhöhen, sind nach dem Anlegen des Benutzerkontos drei Schritte notwendig: 

  • E-Mail-Adresse bestätigen: Wir senden Ihnen eine E-Mail mit Bestätigungslink an Ihre E-Mail-Adresse.
  • Gerät mit Benutzerkonto verbinden: Damit wird sichergestellt, dass nur Geräte auf Ihre Daten zugreifen können, wenn diese vorher mit Ihrem Benutzerkonto verbunden wurden. Sie können später weitere Geräte mit Ihrem Benutzerkonto verbinden und diese auch löschen.
  • Identität feststellen: In diesem Schritt wird sichergestellt, dass nur Sie selbst oder von Ihnen bevollmächtigte Personen Ihr Benutzerkonto vollständig aktivieren können. Dazu können Sie z. B. einen Aktivierungscode in einer Geschäftsstelle abholen.

Wie melde ich mich in der App an?

Wenn Sie bereits ein Benutzerkonto eingerichtet haben, können Sie sich mit Ihrer Versichertennummer und dem von Ihnen gewählten Passwort in der App anmelden. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie nur mit Geräten auf Ihre ePA zugreifen, die mit Ihrem Benutzerkonto verbunden sind.

Ich weiß mein Passwort nicht mehr. Wie wähle ich ein neues Passwort?

Öffnen Sie den Menüpunkt "Anmelden" in der App. Wählen Sie "Passwort vergessen" und folgen Sie den Anweisungen.

Wie verbinde ich ein neues Gerät mit meinem Benutzerkonto?

Wenn Sie sich auf einem neuen Gerät anmelden, müssen Sie dieses mit Ihrem Benutzerkonto verbinden, um auf Ihre ePA zugreifen zu können. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: 

  • Wenn Sie ein bereits verbundenes Gerät haben, können Sie darüber eine Freigabe erteilen.
  • Falls Sie kein verbundenes Gerät mehr haben, müssen Sie eine erneute Identifizierung durchführen. Dabei werden aus Sicherheitsgründen alle bisher bestehenden Gerätebindungen an Ihrem Benutzerkonto entfernt.

Wie richte ich meine ePA ein?

Melden Sie sich in der App an und öffnen Sie den Menüpunkt "Elektronische Patientenakte". Falls Sie noch keine ePA haben, können sie diese gleich an dieser Stelle einrichten. Nachdem Sie den Einwilligungsdokumenten zugestimmt haben, wird Ihre ePA eingerichtet. Danach können Sie mit der App auf Ihre ePA zugreifen oder beim Arzt Berechtigungen erteilen. Beim ersten Zugriff auf Ihre ePA wird diese aktiviert. Hinweis: Erfolgt die Aktivierung nicht innerhalb von 100 Tagen, wird Ihre ePA wieder gelöscht.

Wie greife ich auf meine ePA zu?

Melden Sie sich mit Ihrem Benutzerkonto in der App an. Öffnen Sie den Menüpunkt "Elektronische Patientenakte". Ihre ePA beinhaltet sensible medizinische Dokumente und ist deshalb ein besonders geschützter Bereich. Sie haben zwei Möglichkeiten Ihre ePA zu öffnen: 

 

  • Komfortzugriff mit al.vi: Sie können Ihr zuvor erstelltes Benutzerkonto auch als Komfortzugriff mit "alternativer Versichertenidentität" verwenden. Wenn Sie den Komfortzugriff mit al.vi aktivieren, wird in einem hochsicheren Signaturdienst eine alternative Versichertenidentität für Sie angelegt. Dadurch können Sie nach der Anmeldung mit Versichertennummer und dem von Ihnen gewählten Passwort über Geräte, welche mit Ihrem Benutzerkonto verbunden sind, Ihre ePA öffnen.
  • Gesundheitskarte: Falls Sie eine NFC-fähige Gesundheitskarte und ein NFC-fähiges Gerät haben, können Sie auch damit Ihre ePA öffnen. Die Gesundheitskarte stellt zusammen mit der PIN einen weiteren Sicherheitsfaktor dar und bietet Ihnen die höchste Sicherheitsstufe.
  • Hinweis: Wenn Sie das erste Mal mit einem neuen Gerät auf das Aktensystem zugreifen, müssen Sie diesen Zugriff aus Sicherheitsgründen autorisieren. Das Aktensystem sendet Ihnen dazu eine E-Mail an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse. 

Wie bekomme ich eine PIN für meine eGK?

Rufen Sie uns dazu gerne unter der kostenlosen Service-Nummer an: 0800 656 6300. Wir bestellen die entsprechende PIN für Sie.

Anmeldeverfahren / Abmeldeverfahren

Sie können konfigurieren, wie Sie Ihre ePA öffnen wollen. Wählen Sie die Voreinstellung für Komfortzugriff mit al.vi oder Gesundheitskarte. Mehr Informationen dazu finden Sie im Punkt "Wie greife ich auf meine ePA zu?".

Einwilligungen anzeigen
Sie können jederzeit die Dokumente einsehen, die Sie beim Einrichten Ihrer ePA akzeptiert haben und diese herunterladen.

Ich will meine Einwilligungen widerrufen.
Sie können Ihre Einwilligungen natürlich auch widerrufen. Bitte beachten Sie, dass dabei Ihre ePA und alle darin enthaltenen Daten und Berechtigungen gelöscht werden. Sie können danach nicht mehr auf Ihre ePA zugreifen.

Benachrichtigungen konfigurieren
Wenn Sie Ihre ePA öffnen, zeigt die App Ihnen an, ob seit der letzten Anmeldung Dokumente eingestellt oder gelöscht wurden. Sie können den Zeitraum konfigurieren oder Benachrichtigungen generell ein- oder ausschalten.

Geräteverwaltung
Beim Zugriff auf Ihre ePA stellt das Aktensystem sicher, dass nur Geräte zugreifen können, die bereits im Aktensystem registriert sind. In der Geräteverwaltung finden Sie alle Geräte, von denen Sie schon auf Ihre ePA zugegriffen haben. Sie können den Zugriff einzelner Geräte hier sperren oder wieder erlauben oder Geräte komplett entfernen. Wenn Sie mit neuen Geräten auf Ihre ePA zugreifen, müssen Sie den Zugriff über einen Bestätigungslink autorisieren, der Ihnen an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse zugesendet wird.

Dokumente in meiner ePA verwalten

Welche Dokumente befinden sich in meiner ePA?
In der Dokumentenliste sehen Sie alle Dokumente, die in Ihrer ePA derzeit abgelegt sind. Sie können die Dokumente nach Titel, Autoren und weiteren Kriterien durchsuchen und filtern. Sie können weitere Details zu Dokumenten abrufen und diese anzeigen bzw. auf Ihr Gerät herunterladen. Da Sie selbst bestimmen, welche Daten in Ihrer ePA vorhanden sind, können Sie Dokumente auch jederzeit löschen. Bitte beachten Sie, dass es dabei zu Lücken in Ihrer medizinischen Historie kommen kann.

Wie lade ich ein neues Dokument in meine ePA?

In der Dokumentenliste können Sie auch neue Dokumente in Ihre ePA einstellen. Wählen Sie dafür ein auf Ihrem Gerät vorhandenes Dokument. Die App schlägt beim Einstellen des Dokuments Metadaten vor. Sie können diese Daten verändern und so anpassen, dass Sie das Dokument später auf einfache Weise wiederfinden können. Die App verschlüsselt das Dokument vor dem Upload in Ihre ePA und stellt damit sicher, dass nur Sie oder Berechtigte darauf Zugriff haben.

Berechtigungen in meiner ePA verwalten

Was sind Berechtigungen?
Sie können in Ihrer ePA die Berechtigungen steuern, wer auf Daten in Ihrer ePA zugreifen darf. Berechtigungen sind zeitlich begrenzt und gelten für Kategorien von Dokumenten. Patientendokumente sind Dokumente, die Sie selbst in Ihre ePA hochgeladen haben. Arztdokumente sind Dokumente, die Ärzte, Mediziner und andere Berechtigte in Ihre ePA hochgeladen haben. In der Berechtigungsliste werden alle Berechtigten angezeigt, welche derzeit Zugriff auf Dokumente in Ihrer ePA haben. In der Liste ist ersichtlich, auf welche Kategorie von Dokumenten jeweils Zugriff besteht. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Berechtigungen in Listenform als PDF auf Ihrem Gerät zu speichern.

Wie verwalte ich Berechtigungen in meiner ePA?

Sie können Berechtigungen jederzeit erteilen, verändern oder entziehen. Um neue Berechtigungen zu erteilen, suchen Sie direkt in der Applikation nach Ihrem Arzt oder Ihrer Gesundheitseinrichtung. Stellen Sie danach die Dauer der Berechtigung ein, sowie auf welche Kategorie von Dokumenten der Berechtigte Zugriff haben soll. Wenn Sie Berechtigungen löschen, beachten Sie bitte, dass bereits vom Berechtigten heruntergeladene Dokumente auch weiterhin beim Berechtigten verbleiben. Dieser hat nachfolgend jedoch keinen Zugriff mehr auf Ihre ePA. Abgelaufene Berechtigungen werden vom Aktensystem automatisch gelöscht.</p> </div> <h2 class=">

Was bietet das Protokoll meiner ePA?

Ihre ePA verfügt über ein detailliertes Protokoll, das Sie jederzeit abrufen aber auch exportieren können. In diesem Protokoll sind sämtliche Zugriffe - von Ihnen selbst, aber auch von Berechtigten - auf Ihre ePA ersichtlich. So können Sie nachvollziehen, wenn Dokumente aus Ihrer ePA eingestellt, abgerufen oder gesucht werden oder wann Sie Berechtigungen erteilt oder entzogen haben. Sie können das Protokoll gezielt durchsuchen und filtern. Die Protokolleinträge werden im Aktensystem nach Ablauf von drei Jahren gelöscht.

Protokolleintrag
Sie haben die Möglichkeit einzelne Protokolleinträge in der Detailansicht zu betrachten. 
Hier können Sie die Art, Zeitpunkt und Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen) des Zugriffs, Name des Nutzers, Bezeichner des Objektes usw. sehen.

Weitere Protokoll Aktionsmöglichkeiten (Protokoll exportieren, exportierte Protokolldaten lokal anzeigen, Protokoll drucken)
Sie können Ihre Protokollliste jederzeit exportieren und auf Ihrem Gerät anzeigen lassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Ihre Protokollliste auszudrucken.

Hinweise zur Sperrung des ePA-Zugangs

Sollten Sie Ihren ePA-Zugang sperren wollen, weil Sie z. B. Ihr Smartphone verloren haben, oder Sie befürchten, dass unbefugte Personen Kenntnis von Ihren Zugangsdaten erlangt haben, so können Sie Ihren ePA-Zugang, wenn Sie sich mit Aktivierungscode registriert haben und die ePA mit der alternativen Versichertenidentität nutzen, rund um die Uhr sperren lassen. Um Ihre ePA zu sperren, klicken Sie hier

So können Dokumente in der neuen ePA durchsucht werden (YouTube)

So ist die elektronische Patientenakte gegen Viren geschützt (YouTube)

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